Gérer son temps avec la méthode "Getting things done"

[source : www.bonnenouvelle.fr - Mathilde Henry]

Présentation de la méthode de David Allen

La méthode Getting Things Done - prononcer djitidi (GTD) - permet d’organiser son temps mais aussi de hiérarchiser les informations en vue d’obtenir des résultats concrets.

Un principe très simple : toutes les tâches nécessitant moins de 2 minutes sont à exécuter immédiatement. Si vous exercez un métier créatif ou intellectuel, la méthode GTD présente l’avantage d’avoir l’esprit vraiment libre au moment de passer à l’acte et de désinhiber l’effort créatif.

Une discipline en 5 étapes

- Recensement : noter immédiatement tout sujet qui retient l’attention - évènement, objet, document, idée - et qui pourrait potentiellement requérir une action ultérieure.

- Traitement : formuler pour tout sujet envisagé le résultat concret à produire. Dès qu’il y a plusieurs choses à faire pour parvenir à ce résultat concret, formuler la première action concrète par laquelle l’enclencher (notée sur la liste du contexte opératoire correspondant), les actions suivantes s’inscrivant dans un projet.

- Organisation : mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda (temps bloqué), soit dans une liste au contexte appropriée ("À la maison", "Téléphone", "Achats"...), soit dans une liste "en attente" si une action est confiée à un tiers, soit placés dans un échéancier (notamment quand il y a des documents ou justificatifs), classement des données de référence.

- Revue : réexaminer très fréquemment - et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la « revue hebdomadaire » - toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux.

- Action : ... de telle sorte que l’on puisse toujours se fier à ses listes d’actions dans le choix de ce à quoi il faut donner la priorité à un moment donné.


4 critères de décision

La méthode GTD part du principe qu’une action ne peut se lancer n’importe où, ni n’importe quand. La plupart du temps, la priorité d’une action ne peut être le seul facteur à prendre en compte à un instant T pour en faire la prochaine action à réaliser. GTD précise donc quatre critères pour décider quoi faire à un instant donné.

- Contexte : l’endroit où l’on se trouve, les outils disponibles, les limites et possibilités de l’environnement.

- Temps disponible : le temps libre avant la prochaine obligation, le temps estimé de la réalisation de chaque prochaine action listée.

- Capacité physique : l’énergie dont l’on dispose, et les actions qui s’accordent à cette vigueur.

- Priorité : pour deux actions nécessitant le même contexte, le même temps disponible et la même capacité physique, laquelle a le plus d’importance.